Wafeltjes.be BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen website, klantenaccounts, aanvragen en bestellingen waarop deze verklaring betrekking heeft. Onze contactgegevens staan hieronder.

Deze verklaring geldt voor bezoekers, klanten en contactpersonen van scholen, verenigingen en andere organisaties. Ze beschrijft onze verwerking onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische regels. Voor een externe website of dienst die je afzonderlijk bezoekt, geldt ook de privacyinformatie van die aanbieder.

• Contact en organisatie: naam, organisatie, functie als je die opgeeft, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
• Account en bestelling: accountgegevens, gekozen producten, aantallen, prijsafspraken, bestel- en factuurreferenties, ontvangst- en betaalwijze, afhaal- of leverdatum en leverinstructies.
• Betaling: betaalstatus, transactie- of bankreferenties en gegevens die nodig zijn om je betaling met je bestelling te verbinden. Geef nooit je pincode, wachtwoord of volledige betaalkaartgegevens door in een bericht of upload.
• Aanvragen en communicatie: vragen, antwoorden, aangevraagde prijslijsten of planningen en bijbehorende verzend- of opvolggegevens.
• Uploads: logo’s, teksten en ontwerpen die je voor bijvoorbeeld stickers aanlevert. Zulke bestanden kunnen namen of afbeeldingen van personen bevatten.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatinformatie, tijdstippen en veiligheids- of foutmeldingen; cookiegegevens voor zover die techniek daadwerkelijk wordt gebruikt.

We ontvangen gegevens van jou, van iemand die voor jouw organisatie een aanvraag of bestelling doet en, waar nodig, van onze betaal- of leveringspartners over de uitvoering daarvan. Als iemand anders jouw contactgegevens doorgeeft, gebruiken we ze voor die aanvraag of bestelling en informeren we je uiterlijk bij ons eerste contact, of binnen de toepasselijke wettelijke termijn.

Verplichte velden in een formulier zijn nodig om de gevraagde dienst te kunnen uitvoeren. Zonder de noodzakelijke contact-, bestel- of levergegevens kunnen we je aanvraag of bestelling mogelijk niet verwerken. Andere velden zijn facultatief. Bezorg ons geen rijksregisternummers, gezondheidsgegevens of gegevens van kinderen die niet nodig zijn voor de aanvraag.

Een orderbevestiging, betalingsbericht, gevraagde prijslijst of antwoord op je vraag hoort bij de dienstverlening die je hebt gevraagd. Een account aanmaken, een bestelling plaatsen of een prijslijst aanvragen is geen inschrijving voor de nieuwsbrief.

Voor onze nieuwsbrief gebruiken we een afzonderlijke inschrijving. Je kunt je kosteloos uitschrijven via de afmeldlink in de nieuwsbrief of via info@wafeltjes.be. Je afmelding heeft geen invloed op de noodzakelijke communicatie over een lopende bestelling. We kunnen een minimale afmeldregistratie bewaren om te voorkomen dat je opnieuw ongewenste marketing ontvangt.

Alleen personen en dienstverleners die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang. Afhankelijk van je aanvraag gaat het om:

• onze bevoegde medewerkers en ondersteunende IT- en hostingdienstverleners;
• betaalpartners en banken voor de gekozen betaalwijze;
• boekhoudkundige, facturatie- en administratieve dienstverleners;
• transport- of afhaalpartners en, indien nodig voor je aanvraag, druk- of ontwerppartners;
• aanbieders die gevraagde e-mails, serviceberichten of nieuwsbrieven bezorgen;
• adviseurs en bevoegde instanties als dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor een concreet geschil.

Dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, moeten passende afspraken over gegevensbescherming naleven. Sommige ontvangers, zoals een bank, verwerken gegevens ook voor eigen wettelijke doeleinden en zijn daarvoor zelf verantwoordelijk. We verkopen je persoonsgegevens niet.

Bij een externe dienstverlener kan ook toegang of verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden. Een dergelijke doorgifte vereist een geldige grondslag uit hoofdstuk V AVG: bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit, of passende waarborgen zoals Europese standaardcontractbepalingen, met de noodzakelijke beoordeling en eventuele aanvullende maatregelen.

Een adequaatheidsregeling geldt alleen als de concrete ontvanger en verwerking er daadwerkelijk onder vallen. Via info@wafeltjes.be kun je informatie vragen over de ontvangers, betrokken landen en toepasselijke waarborgen voor jouw gegevens, inclusief een kopie van de relevante waarborgen. Hieronder of bij de cookie-informatie kunnen aanvullende details over actieve dienstverleners staan.

De bewaartermijn hangt af van het doel en van wettelijke verplichtingen. Na afloop verwijderen of anonimiseren we de gegevens, tenzij een concreet wettelijk voorschrift of geschil een langere bewaring van bepaalde gegevens noodzakelijk maakt. Dat rechtvaardigt niet dat het volledige klantdossier onbeperkt bewaard blijft.

Cookies en vergelijkbare technieken kunnen bijvoorbeeld een winkelmand, aanmelding of gevraagde taalkeuze laten werken. Strikt noodzakelijke opslag voor de door jou gevraagde dienst vraagt geen toestemming. Voor andere doeleinden, zoals statistieken of marketing, is voorafgaande toestemming nodig; ook eigen analysecookies zijn in België niet automatisch vrijgesteld.

Een bezoek aan de website of het lezen van deze verklaring is geen toestemming. Je moet facultatieve doeleinden kunnen weigeren en je toestemming later even gemakkelijk kunnen intrekken als geven. Browserinstellingen laten je bestaande cookies verwijderen, maar vervangen geen keuze per doel. Het verwijderen van noodzakelijke cookies kan je afmelden of je winkelmand leegmaken.

We moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, met toegang beperkt tot bevoegde personen en dienstverleners. Geen enkele website of verzending biedt absolute veiligheid. Merk je een probleem met de vertrouwelijkheid van je gegevens, meld het dan via info@wafeltjes.be.

De tarieven op onze website kunnen automatisch worden berekend op basis van aantallen, producten, ontvangst- en betaalkeuzes. Dat is een berekening van je gekozen bestelling. Ze betekent op zichzelf niet dat er een persoonlijk gedragsprofiel van je wordt gemaakt. Bij vragen over een uitkomst kun je om uitleg en een controle door een medewerker vragen. Als een afzonderlijke dienst een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen toepast, moet je daarover specifieke informatie en de toepasselijke waarborgen ontvangen.

Je kunt ons vragen om inzage en een kopie van je persoonsgegevens, om onjuiste gegevens te verbeteren, of, onder de wettelijke voorwaarden, om gegevens te wissen, de verwerking te beperken of gegevens in een bruikbaar formaat over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid geldt voor daarvoor in aanmerking komende geautomatiseerde verwerkingen op basis van toestemming of een overeenkomst.

Bij verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken. Voor direct marketing kun je altijd kosteloos bezwaar maken: die verwerking moet dan stoppen. Toestemming kun je steeds voor de toekomst intrekken. Wissen is niet onbeperkt mogelijk, bijvoorbeeld waar een wettelijke bewaarplicht geldt.

Stuur je verzoek naar info@wafeltjes.be of per post naar ons adres. Vermeld voldoende informatie om je verzoek terug te vinden, bijvoorbeeld je contactadres en, indien relevant, je bestelreferentie. Een account is niet vereist. Alleen bij redelijke twijfel over je identiteit vragen we aanvullende, noodzakelijke informatie; stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitskaart.

We antwoorden zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand na ontvangst. Als de complexiteit of het aantal verzoeken dit noodzakelijk maakt, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We melden dat binnen de eerste maand, met de reden. Verzoeken zijn in principe kosteloos. Alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen de wettelijk toegestane uitzonderingen gelden; we moeten die motiveren.

Je kunt ons rechtstreeks contacteren via info@wafeltjes.be. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of bij de bevoegde toezichthouder van je gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk. Je hoeft niet eerst bij ons een klacht in te dienen om dat recht te gebruiken.

De datum en versie bovenaan geven aan welke verklaring je leest. Bij een belangrijke wijziging informeren we je op een passende manier. Als gegevens voor een nieuw doel worden gebruikt, moet je vóór die verdere verwerking de relevante informatie ontvangen en moet er een geldige rechtsgrond bestaan. Een nieuwe tekst of verder gebruik van de website vervangt geen toestemming waar die nodig is.