Sommige kopers bestellen graag via jullie Wafeltjesshop. Anderen geven liever een ingevuld verkoopbriefje mee. Je kunt die aanpakken combineren, zolang het team vooraf afspreekt hoe de aantallen samenkomen.

Wijs één verantwoordelijke voor de totalen aan

Laat meerdere mensen verkopen, maar spreek af wie het uiteindelijke overzicht beheert. Noteer bij papieren bestellingen duidelijk van wie ze komen en of ze al verwerkt zijn. Neem een briefje dat ook online is ingevoerd niet nogmaals mee als een afzonderlijke bestelling.

Tel per product

Een totaal aantal dozen is nuttig voor een eerste indruk. Voor de echte bestelling heb je de aantallen per product nodig. Gebruik de beschikbare producttotalen of exports uit Wafeltjesshop en voeg uitsluitend de nog niet opgenomen papieren aantallen toe.

Controleer betalingen afzonderlijk

Bestelde aantallen en ontvangen betalingen zijn verschillende controles. Kijk in het betalingsoverzicht wat ontvangen is en welke bedragen nog openstaan. Maak binnen jullie organisatie duidelijke afspraken over de opvolging van die openstaande bedragen.

Plaats de gebundelde bestelling bewust

Jullie verkoopshop verzamelt bestellingen van kopers. Daarmee is de leveranciersbestelling bij Wafeltjes.be nog niet geplaatst. Gebruik de gecontroleerde totalen om het bestelproces op Wafeltjes.be af te ronden en controleer de ontvangstwijze en datum voor jullie organisatie.

Houd late aanvullingen herkenbaar

Komt er na de hoofdorder nog een extra vraag? Bewaar die apart van de reeds bestelde aantallen. Controleer of een bijbestelling nog mogelijk is voor de juiste hoofdbestelling en het betrokken product. Neem de oorspronkelijke aantallen niet opnieuw over alsof alles nieuw besteld moet worden.

De belangrijkste afspraak is eenvoudig: ieder kopersorder telt één keer mee, en iedere aanvulling blijft herkenbaar. Dat geeft de mensen die bestellen en verdelen hetzelfde duidelijke overzicht.